Introduction
Devenir entrepreneur, c’est un peu se lancer dans l’inconnu, surtout si des expériences salariées sont passées avant. Les croyances qui entourent ce statut peuvent parfois créer des craintes démesurées pour certains débutants ou entrainer une forme de laxisme pour les autres.
La première base reste de penser à s’immatriculer même en cas de simple complément de revenus. Ce conseil peut paraitre étrange mais j’ai déjà vu une bonne dizaine de professionnels débutant travailler à temps plein sans être immatriculés. C’est prendre un sacré risque surtout si votre entreprise décolle et que vous devenez visible.
La gestion administrative : c’est quoi ?
Ce sont : toutes les tâches, les procédures, les méthodes et les techniques.
Dans tous les domaines : la facturation, les démarches administratives, les ressources humaines, la comptabilité, le secrétariat général, la gestion commerciale, …
Dans le but de : s’organiser, planifier à long terme, respecter la règlementation, suivre les objectifs, faire évoluer l’entreprise, …
Les principaux freins dans la mise en place d’une gestion administrative :
- La peur de faire des erreurs, l’angoisse de cocher la mauvaise case
- Le temps à consacré qui parait insurmontable au démarrage
- Le manque d’interlocuteurs dans les démarches administratives
- Devoir suivre un parcours digital pour enfin espérer parler à un humain
- L’incompréhension face aux documents, le langage technique trop spécifique
Comprendre ce qu’on doit gérer : les incontournables de la gestion administrative professionnelle
Les obligations légales de base : quel que soit votre statut, vous serez soumis à certaines règles non négociables pour éviter de vous mettre à dos les administrations. Vous serez tenu de tenir votre comptabilité (vous ou votre expert-comptable selon votre statut).
Les documents essentiels :
- Devis et factures : vérifiez si certaines clauses régissent votre catégorie professionnelle afin de les appliquer sur vos documents. N’oubliez pas d’indiquer si vous êtes soumis ou non à la TVA.
- Contrats : préparez vos contrats de missions en réfléchissant bien à comment vous protéger en cas de litige. Précisez autant que possible la mission, la durée et les modalités de paiement.
- CGV, mentions légales : les mentions légales sont obligatoires sur un site internet, tout comme la demande de collecte des cookies. Pour vos Conditions générales de vente, vous pouvez trouver des exemples sur internet, voire même trouver des générateurs.
Pour tous ces documents et en cas de doute, ne pas hésiter à consulter un juriste. Certains proposent des forfaits pour construire avec vous vos documents obligatoires.
La gestion financière simplifiée : une bonne tenue comptable implique la production et le suivi des documents obligatoires légaux (devis, factures, …), des déclarations fiscales en temps et en heure. Il s’agit aussi de tenir un historique physique ou numérique de vos pièces comptables en cas de contrôle. Vous devez donc créer un système viable et durable pour recueillir et suivre toutes ces données.
Les deadlines à connaître : n’hésitez pas à vous faire un calendrier annuel et notez les échéances déjà connues pour éviter les oublis. Ces échéances peuvent concerner la TVA, l’Urssaf, les impôts, les assurances, etc.
S’organiser pour ne pas se laisser déborder : les 3 piliers d’une gestion saine
Classer (physique et numérique) : l’importance du classement ne réside pas tant dans l’éventualité d’un contrôle que dans votre recherche personnelle d’un document précis dans un délai rapide.
Si vous éparpillez vos documents partout, vous perdez du temps mais surtout vous prenez le risque de les perdre. Dès le début de votre activité, prévoyez des chemises, classeurs ou trieurs pour classer vos documents physiques.
Si vous avez l’occasion de les numérisez, n’oubliez pas de faire une sauvegarde régulière de vos dossiers sur un espace de stockage en ligne ou un support externe.
Suivre (tableau ou appli) : le suivi parait souvent facultatif au début d’une activité mais il peut être salutaire pour comprendre les dysfonctionnements. Vous pouvez tout regrouper dans un seul document et répartir vos données selon l’activité : un onglet suivi des encaissements, un onglet suivi de clientèle, un autre pour les fournisseurs, etc. Ce document deviendra un repère visuel de l’évolution de votre entreprise.
Planifier (routines) : créer des rendez-vous fixes dans votre agenda pour traiter l’administratif. Selon votre activité et votre rythme, anticipez de faire un point chaque semaine. Prenez quinze petites minutes pour pointer vos encaissements et vos règlements, pour vérifier que vous avez répondu à tout le monde, clients comme prestataires, que vous n’avez pas d’échéance en retard. Ces quelques minutes vous permettront de rester dans les clous même en cas de pic d’activité.
Les erreurs classiques des débutants en gestion administrative…
Vous vous dites : “je gérerai ça plus tard” → le chaos arrive plus vite qu’on ne croit.
Vous pensez : “les charges et les taxes sont à peu près équivalentes chaque mois, pas besoin de vérifier” → dîtes bonjour aux mauvaises surprises !
Vous souhaitez tout faire au feeling sans planifier → vous ouvrez la porte à une perte de temps et d’argent.
Vous laissez votre espace de travail en bazar sans vous inquiéter → si vous êtes doué.e pour jouer à « Où est Charlie ? », vous pouvez prendre le risque…
Avancer à son rythme et se former progressivement
Chaque entreprise a son ADN propre et bien que les injonctions pullulent sur internet et les réseaux sociaux, avancez à votre rythme. Sachez vous écouter car non vous n’êtes pas obligé de suivre les horaires et les conseils parfois toxiques des autres entrepreneurs.
Apprenez à chercher, à apprendre, à planifier, à organiser, à demander : c’est le socle sur lequel vous pourrez poser chaque étape de votre évolution professionnelle.
Tout ne se fait pas en un jour, il vaut mieux avancer par petites étapes, voire reculer parfois, pour suivre ses objectifs.
Internet regorgent de ressources pour apprendre ; articles, tutos, formations, PDF pratiques.
Déléguer n’est pas abandonner : n’hésitez pas à demander de l’aide pour ce qui est hors de votre portée (comptabilité, RH, Gestion administrative).
En conclusion : la gestion administrative reste une alliée invisible, elle n’est pas un fardeau mais plutôt la fondation solide votre activité professionnelle.
“Si vous pouviez poser un premier pas pour simplifier votre gestion administrative, dès aujourd’hui ? Quel serait-il ?”